Privacy

Wie zijn wij?

At Your Service is het personeelsinstrument dat wordt gebruikt door Be•At Venues nv.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u: de gegevens die u verstrekt bij het aanmaken van een account in de applicatie; foto, (voor)naam, mobiel nummer, wachtwoord en e-mailadres.

De reden dat wij om uw foto vragen, is gezichtsherkenning. De visuele controle bij de ingang van onze locaties gebeurt om veiligheidsredenen.

Daarnaast verzamelen wij locatiegegevens via geofencing-technologie wanneer u onze locaties betreedt. Deze locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt voor veiligheids- en aanwezigheidsregistratie in geval van noodsituaties.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om profielen te matchen aan openstaande jobs in de locaties van be•at en op basis van deze match toegang te regelen tot de desbetreffende locatie en de toegewezen taak tijdens het evenement.

Uw gegevens kunnen enkel binnen de applicatie worden geraadpleegd door lijnmanagers en organisatiemanagers, zoals de verantwoordelijke van een vereniging of de verantwoordelijke van een bar.

Geofencing-gegevens worden uitsluitend gebruikt voor veiligheids- en aanwezigheidsregistratie. In geval van nood helpen deze gegevens ons het aantal aanwezigen in onze locaties te identificeren en onze responsinspanningen te ondersteunen.

Uw recht op inzage en controle van uw persoonsgegevens

U heeft het recht op inzage van uw gegevens, het recht om deze te corrigeren, het recht om vergeten te worden, het recht om de verwerking te beperken en het recht op overdraagbaarheid van gegevens. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking en u heeft het recht niet te worden onderworpen aan besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

Uitgebreide privacyverklaring

Be·at hecht het grootste belang aan uw vertrouwen. Dit geldt ook voor de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring heeft als doel u hierover in detail te informeren.

1. Wie zijn wij?

U verstrekt uw gegevens aan Be•At Venues nv. De At Your Service-applicatie wordt gebruikt om het matchen van jobs te faciliteren, toegangscontrole uit te voeren en taken toe te wijzen tijdens het evenement zelf.

U kunt uw rechten uitoefenen ten aanzien van Be•At Venues nv.

2. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u.

De door ons verzamelde gegevens worden voornamelijk direct door u aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld, gegevens worden opgeslagen bij het aanmaken van een profiel.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Dit betreft de volgende gegevens:

Persoonlijke contactgegevens: naam, telefoonnummer, e-mail, taalvoorkeur, wachtwoord en profielfoto. Dit zijn de gegevens die u verstrekt bij het aanmaken van een profiel in de app.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden:

• Toestemming

  • U geeft uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden; bijvoorbeeld toestemming om u uit te nodigen voor een volgende job in een van de be•at-locaties.

  • U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@beatvenues.be.

5. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Uitvoering van de gemaakte overeenkomst

Wij gebruiken uw gegevens om profielen te matchen aan openstaande jobs in de locaties van be•at en op basis hiervan toegang te regelen tot de desbetreffende locatie en de toegewezen taak.

De gegevens worden uitsluitend gebruikt binnen het kader van het doel van de app: namelijk de organisatie van de personeelsinzet bij een evenement. Iedereen die de gegevens inziet, is ook verplicht dat doel te respecteren en de gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken.

We kunnen uw informatie delen met overheidsdiensten voor veiligheid indien daarom wordt gevraagd. Dit beperkt zich tot het delen van aantallen en, tenzij anders aangegeven, omvat dit geen identificeerbare persoonsgegevens.

Testdata voor nieuwe ontwikkelingen

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om nieuwe softwareontwikkelingen namens Be•At Venues nv te testen.

In sommige gevallen worden de gegevens geëxporteerd naar een derde partij, die verantwoordelijk is voor het testen van de nieuwe toepassingen en uw gegevens alleen voor dat doel mag gebruiken. In alle gevallen worden de nodige beveiligingsmaatregelen genomen, waaronder het anonimiseren van persoonsgegevens.

Uw gegevens worden niet onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

6. Uw recht op inzage en controle van uw persoonsgegevens

U heeft een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@beatvenues.be. Uw verzoek wordt binnen één maand behandeld. Indien uw verzoek niet kan worden ingewilligd, zal be·at u de redenen daarvan meedelen.

Recht op inzage

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens in te zien en uw profielgegevens te beheren en aan te passen. Alleen uw telefoonnummer kan niet worden gewijzigd en zal via een verzoek moeten worden aangepast.

Recht op correctie of verwijdering

U heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren of te laten verwijderen.

Recht om vergeten te worden

U heeft het recht om te vragen om 'vergeten' te worden en uit de database te worden verwijderd. In sommige gevallen kan dit verzoek worden geweigerd, bijvoorbeeld wanneer de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm te laten overdragen aan een andere verwerker.

Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Indien u klachten heeft over het privacybeleid van Be•At Venues nv, kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit (Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit).

7. Wie krijgt uw gegevens te zien?

Als u zich engageert voor een job, kan de lijnmanager uw deelname (achternaam en voornaam) zien en heeft u ook toegang tot de andere deelnemers van dezelfde lijn.

8. Bewaartermijn van gegevens

De bewaartermijn voor profielgegevens in de At Your Service-applicatie is vastgesteld op 5 jaar van inactiviteit (meer bepaald: geen jobs meer aangenomen via de applicatie of inactiviteit binnen de applicatie). Deze termijn is ingegeven door de praktische overweging dat de meeste medewerkers meerdere jaren actief blijven. Het is pas logisch deze uit de database te verwijderen na 5 jaar inactiviteit.

Indien u geen activiteit heeft getoond gedurende een periode van 5 jaar en geen job via de applicatie heeft aangenomen, wordt uw profiel uit de database verwijderd.

9. Gegevensbeveiliging

Be•at doet er alles aan om zijn medewerkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang tot of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van de gegevens in zijn bezit. Hiervoor worden onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen toegepast:

• Technische beveiligingsmaatregelen:

  • Interne bestanden worden opgeslagen op een locatie die alleen toegankelijk is voor diegenen die deze nodig hebben voor de verwerking. Bijvoorbeeld lijnmanagers voor personeelsplanning.

  • De back-endapplicatie wordt benaderd met een gepersonaliseerde login en wachtwoord.

  • Er worden dagelijks back-ups gemaakt en opgeslagen op verschillende locaties. Deze back-ups worden minimaal 7 dagen bewaard om in geval van verlies de gegevens te kunnen herstellen en de continuïteit te waarborgen.

  • Gebruikers loggen in via tweefactorauthenticatie.

10. Doorgifte van gegevens naar derde landen

Gegevens worden enkel binnen de EU overgedragen via de partners waarmee be•at samenwerkt.

11. Wijzigingen in het privacybeleid

In geval van wijzigingen aan het huidige privacybeleid, informeren wij u per e-mail. De meest recente versie is steeds te raadplegen op de website beatvenues.be, zodat u deze kunt raadplegen.

12. Contact

De algemene gegevens van be•at zijn beschikbaar op de website. Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, stuur dan een e-mail naar privacy@beatvenues.be. Deze e-mail wordt verzonden naar het DPO-team van be•at. In elk geval beantwoorden wij uw vraag binnen een maand.